DÉCLARATION SUR L'IA RESPONSABLE

ET DIVULGATION DE TRANSPARENCE ALGORITHMIQUE

PARTIE I : INTRODUCTION ET ENGAGEMENT

1. Finalité et portée

Cette Déclaration sur l'IA responsable (la « Déclaration ») décrit comment HyreMynd AI Inc. (« HyreMynd », « nous », « notre ») utilise des règles fixes, l'intelligence artificielle et le traitement automatisé dans sa plateforme de recrutement, y compris l'Évaluation d'adéquation au travail (le « Service »), ainsi que les limites de ces utilisations.

Elle est rédigée en tenant compte des lois suivantes, lorsqu'elles s'appliquent à l'utilisation, à la population et au territoire réels. Elle ne certifie la conformité à aucune d'elles :

• (a) La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, y compris ses règles sur les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé
• (b) La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (« LPRPDE »)
• (c) La Local Law 144 de 2021 de la ville de New York (« NYC LL144 »)
• (d) La législation du Colorado sur la prise de décision automatisée (SB26-189, dispositions sur la documentation des développeurs à compter du 1er janvier 2027, le cas échéant)
• (e) L'Artificial Intelligence Video Interview Act de l'Illinois (« AIVIA ») et les modifications de l'Illinois Human Rights Act (HB 3773)
• (f) Le titre VII du Civil Rights Act de 1964
• (g) L'Americans with Disabilities Act (« ADA ») et l'Age Discrimination in Employment Act (« ADEA »)
• (h) Les autres lois fédérales, étatiques, provinciales et locales applicables

2. Notre engagement

HyreMynd conçoit le Service pour qu'il soit :

• Fondé sur des règles lorsqu'il évalue — Les positions et comparaisons d'évaluation proviennent de règles fixes et reproductibles, et non d'un modèle
• Transparent — Explications claires de la logique du système, de l'utilisation des données et des résultats
• Décidé par des personnes — Chaque résultat est une aide à la décision, et une personne prend chaque décision d'emploi
• Protecteur de la vie privée — Minimisation des données et contrôles de sécurité solides
• Responsable — Le dossier indique si une conclusion est celle d'une personne ou a été reprise d'une ébauche de l'IA

PARTIE II : DESCRIPTION ET FONCTIONNALITÉ DU SYSTÈME

3. Description du système

L'Évaluation d'adéquation au travail n'utilise pas l'IA pour noter des réponses. Les réponses à choix forcé sont converties en positions de style de travail A, B ou C selon des règles fixes de majorité, les égalités étant traitées comme équilibrées. Les comparaisons avec un poste, un gestionnaire et une équipe, et les catégories de résultats qui en découlent, sont calculées à partir de ces positions selon des règles fixes. Un modèle d'IA peut ensuite rédiger une explication de ces résultats; il ne peut pas les modifier.

Des modèles d'IA sont aussi utilisés pour lire un CV ou un profil professionnel au regard des exigences publiées d'un poste et proposer une lecture de chaque exigence et une catégorie de qualification (correspond, vaut une conversation ou ne correspond pas); pour lire les pages publiques trouvées par le sourcing sur le Web ouvert et citer la phrase qui appuie chaque lecture, sans produire de note; pour rédiger les réponses de l'assistant et la correspondance; et pour rédiger des notes d'entrevue à partir d'une transcription existante.

Les entrevues peuvent être planifiées dans un agenda Google ou Microsoft connecté. HyreMynd ne démarre jamais d'enregistrement ni de transcription; lorsqu'un participant a activé la transcription et que l'accès aux transcriptions a été accordé, HyreMynd peut récupérer la transcription pour rédiger des notes qu'une personne examinera. Les sections 3.7 et 3.8 de la Politique de confidentialité décrivent les flux de réunion et de transcription.

4. Utilisation prévue et limites

Utilisez les résultats avec les éléments sous-jacents, des critères de sélection licites et les mesures d'adaptation. Ne fondez jamais une décision d'emploi uniquement sur une lecture, une comparaison ou une explication générée. Le texte généré peut être incomplet ou erroné, et les résultats fondés sur des règles dépendent de renseignements limités et de choix de conception; aucun de ces résultats n'est un diagnostic ni une mesure scientifiquement validée de la personnalité ou des aptitudes.

PARTIE III : SUPERVISION HUMAINE ET PRISE DE DÉCISION

5. Exigences de l'humain dans la boucle

5.1 Examen humain obligatoire

• Aucun rejet ou avancement automatisé sans examen humain
• Les décideurs humains doivent évaluer indépendamment les résultats de l'IA
• Les examinateurs peuvent outrepasser ou ignorer les recommandations de l'IA
• Les décisions finales doivent toujours être prises par des humains

5.2 Implication humaine substantielle

Les organisations clientes doivent :

• Assigner des examinateurs qualifiés
• Former les utilisateurs à l'interprétation de l'IA
• Documenter les processus d'examen humain
• Considérer les entrevues, références et qualifications
• Conserver l'autorité de s'écarter des résultats de l'IA

5.3 Provenance des conclusions enregistrées

La plateforme enregistre par quel chemin chaque conclusion d'entrevue est parvenue au dossier d'un candidat. Une conclusion enregistrée sans qu'aucune ébauche n'ait été affichée est marquée comme humaine. Lorsqu'une ébauche a été affichée, l'enregistrement distingue l'examinateur qui l'a adoptée de celui qui l'a outrepassée, et cette distinction est établie à partir de l'ébauche que le formulaire a réellement affichée, et non de ce que rapporte le navigateur de l'examinateur.

L'accord avec une abstention n'est pas enregistré comme une conclusion humaine sans assistance. Lorsque le modèle a refusé de se prononcer sur une dimension et que l'examinateur a répondu de la même façon, l'enregistrement est marqué ai_concurred plutôt que human ; lorsque l'examinateur a répondu malgré tout, il est marqué ai_resolved. Ni l'un ni l'autre n'entre dans le taux d'acceptation des propositions du modèle, et human garde ainsi son sens exact : aucune ébauche n'était devant l'examinateur.

6. Droit à l'examen humain et à l'appel

Les personnes peuvent :

• Demander un examen humain
• Faire appel des décisions défavorables
• Corriger les renseignements personnels
• Recevoir des explications sur les facteurs de décision
• Contester les décisions par les canaux appropriés

PARTIE IV : TRANSPARENCE ET DIVULGATION

7. Exigences d'avis préalable à l'évaluation

Avant de participer, consultez l'avis de l'activité et le consentement à l'évaluation. Les acceptations juridiques du compte et les permissions facultatives des fournisseurs sont des activités distinctes.

8. Explication des facteurs de décision

8.1 Loi 25 du Québec

Sur demande, les personnes reçoivent :

• Les renseignements personnels utilisés
• Les principaux facteurs de décision
• Les paramètres du système
• Les droits de correction

8.2 Colorado et Connecticut

Lorsqu'applicable, la loi SB26-189 du Colorado remplace le cadre antérieur SB24-205 et introduit des exigences de documentation des développeurs à compter du 1er janvier 2027. Des dispositions CART du Connecticut entrent progressivement en vigueur dès le 1er octobre 2026. Appliquez les exigences adoptées aux fonctions et populations réelles; la présente Déclaration n'est pas une certification de conformité. Sources officielles : Colorado SB26-189, Avis du procureur général du Connecticut.

PARTIE V : PRÉVENTION ET TEST DES BIAIS

9. Engagement envers la non-discrimination

HyreMynd interdit la discrimination fondée sur les caractéristiques protégées, y compris la race, le sexe, l'âge, le handicap, la religion, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, le statut d'ancien combattant et les autres caractéristiques protégées par la loi. Les codes postaux ne sont pas utilisés comme substituts.

10. Gouvernance opérationnelle et preuves d'assurance

L'Employeur détermine les règles applicables à son utilisation réelle, à sa population et à son territoire; il assume les avis aux candidats, les procédures alternatives ainsi que l'obtention et la publication des audits de biais requis. HyreMynd fournit la documentation technique et de traitement disponible pour soutenir ces obligations. Les audits indépendants, résumés publiés, suivis démographiques, formations organisationnelles, analyses d'impact et certifications exigent des preuves opérationnelles. La présente Déclaration ne certifie pas qu'une de ces activités a été achevée et ne présente pas un test technique comme un audit de biais. Demandez les preuves datées et les engagements contractuels applicables à legal@hyremynd.com.

11. Surveillance et amélioration continues

Les changements substantiels aux documents juridiques requis demandent une nouvelle acceptation de la version et du contenu exacts. Les changements techniques et les preuves d'assurance font l'objet d'un examen distinct selon la section 10.

PARTIE VI : GOUVERNANCE DES DONNÉES

12. Collecte et utilisation des données

Le Service utilise les renseignements nécessaires à la fonction choisie, notamment les importations de réseaux professionnels, le sourcing sur le Web ouvert dirigé par l'Employeur, les CV, les réponses et les transcriptions d'entrevue autorisées. La dérivation de l'évaluation n'utilise que les réponses à choix forcé réelles; la navigation sur les médias sociaux n'en constitue pas une entrée. Les Employeurs ne doivent pas fournir de caractéristiques protégées ni de substituts illicites comme critères de sélection. Le sourcing professionnel n'autorise pas un profilage social sans rapport.

13. Conservation et suppression des données

La conservation suit le calendrier par catégorie de la section 9 de la Politique de confidentialité, et l'effacement suit le processus par étapes de la section 10.3 de la Politique de confidentialité.

PARTIE VII : SÉCURITÉ ET GESTION DES RISQUES

14. Mesures de sécurité

Les contrôles techniques comprennent le chiffrement, l'isolement des locataires, les contrôles d'accès et la journalisation des opérations. Les tests d'intrusion, la formation du personnel, les programmes de gestion des incidents et l'assurance indépendante doivent être démontrés séparément en vertu du contrat de service applicable; la réussite de tests de code ne prouve pas ces activités.

PARTIE VIII : CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

15. Signalement de la discrimination algorithmique

Signalez toute discrimination algorithmique soupçonnée à legal@hyremynd.com. HyreMynd examine chaque signalement, corrige un défaut qu'elle confirme dans le Service et informe l'Employeur concerné. Les avis aux autorités ou aux personnes suivent le droit qui s'applique au responsable concerné.

16. Tenue de dossiers

Les dossiers sont conservés pendant les durées de la section 9 de la Politique de confidentialité. Aucun minimum général de plusieurs années ne s'applique aux évaluations, aux transcriptions ou aux journaux. La préservation légalement requise passe par une suspension juridique consignée avec un motif, une date de révision et une date de fin; les preuves minimisées de consentement, d'envoi et de demandes ont chacune leur finalité et leur durée propres.

PARTIE IX : DROITS DES CLIENTS ET DES CANDIDATS

17. Résumé des droits des candidats

Comprend les droits à l'avis, à l'explication, à l'examen humain, à l'appel, à la correction, aux mesures d'adaptation, à la suppression et au retrait du consentement.

18. Comment exercer les droits

Les demandes peuvent être soumises par l'entremise :

• De l'Employeur qui mène le processus de recrutement
• De privacy@hyremynd.com
• Des coordonnées figurant dans l'avis préalable à l'évaluation
• Du Responsable de la protection de la vie privée de HyreMynd

PARTIE X : AVERTISSEMENTS

19. Limites du système

• Aucun conseil RH, juridique, médical ou psychologique
• Aucun résultat garanti
• Pas de certification de conformité
• Pas exempt d'erreurs ni de biais
• Doit être un facteur parmi plusieurs
• Les transcriptions sont produites par la plateforme de réunion, non par HyreMynd ; leur exactitude varie selon la qualité audio, les accents, les prises de parole simultanées et la langue, et une ébauche dérivée d'une transcription inexacte hérite de cette inexactitude
• L'ingestion de transcriptions ne fonctionne que sur les plateformes de réunion avec lesquelles HyreMynd est intégré, et uniquement lorsque le titulaire du compte a accordé l'accès aux transcriptions
• La plupart des entrevues ne produisent aucune transcription — aucune des deux plateformes ne transcrit une réunion pour laquelle personne n'a activé la transcription, de sorte que l'absence d'ébauche dérivée d'une transcription est le résultat ordinaire et ne dit rien du candidat

PARTIE XI : MISES À JOUR ET COORDONNÉES

20. Mises à jour

La présente Déclaration est versionnée. La date d'entrée en vigueur et la version qui l'accompagnent identifient le texte actuel, et les versions antérieures demeurent accessibles dans les archives des documents juridiques.

21. Coordonnées

HYREMYND AI INC.

À l'attention du Responsable de la protection de la vie privée / Gouvernance de l'IA

559, avenue Sammon, East York (Ontario) M4C 2E1, Canada

📧 privacy@hyremynd.com

22. Coordonnées des autorités réglementaires

• CAI Québec — www.cai.gouv.qc.ca
• CPVP Canada — www.priv.gc.ca
• NYC DCWP — www.nyc.gov/dca
• Colorado AG — coag.gov
• Illinois DHR — www2.illinois.gov/dhr
• EEOC — www.eeoc.gov

— FIN DE LA DÉCLARATION SUR L'IA RESPONSABLE —