HyreMynd AI Inc.

1. Introduction, portée et rôles

Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment HyreMynd AI Inc. (« HyreMynd », « nous », « notre »), une société constituée en Ontario, recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels. Elle couvre la plateforme HyreMynd, l'Évaluation d'adéquation au travail, les portails candidat et équipe, l'extension de navigateur HyreMynd, nos sites Web et les services connexes (collectivement, la « Plateforme »).

Cette Politique s'applique aux personnes au Canada et aux États-Unis dont nous traitons les renseignements personnels : les candidats invités à passer une Évaluation, les employés et gestionnaires d'un Employeur qui passent une Évaluation à des fins d'équipe interne, les utilisateurs autorisés au sein des organisations Employeur, les clients potentiels et les visiteurs du site Web. Cette Politique est intégrée par renvoi à l'Accord de service principal de HyreMynd, aux Conditions d'utilisation pour candidats et aux Conditions d'utilisation interne pour les équipes.

1.1 L'Évaluation d'adéquation au travail

L'« Évaluation d'adéquation au travail » (l'« Évaluation ») est l'évaluation structurée exclusive de HyreMynd. Elle mesure dans quelle mesure une personne correspond à un poste, à la façon de travailler d'un gestionnaire et à une équipe. Un modèle d'intelligence artificielle exclusif contribue à noter les réponses. Le modèle présente des signaux d'adéquation distincts plutôt qu'un score combiné unique, et ses résultats constituent un résumé prudent conçu pour être examiné par un décideur humain. Le modèle appuie les décisions. Il ne les prend pas, et il ne peut pas constituer le seul ou le dernier fondement d'une décision d'emploi. Toutes les décisions d'emploi sont prises par l'Employeur par l'entremise de son propre personnel.

1.2 Notre rôle

Lorsque HyreMynd traite des renseignements personnels sur les instructions d'un Employeur, HyreMynd agit à titre de fournisseur de services, de sous-traitant ou de tiers contractant, selon la définition de ces rôles en droit applicable. À ce titre, l'Employeur demeure responsable de ses propres obligations légales envers les personnes qu'il invite, y compris les avis aux candidats, les consentements, l'obtention et la publication de tout audit de biais requis, les divulgations dans les offres d'emploi, les procédures de sélection alternatives et les décisions d'accommodement, comme il est prévu à la section 3.4. HyreMynd agit comme entreprise indépendante uniquement pour ses propres fins limitées décrites dans la présente Politique.

2. Droit applicable

2.1 Canada

HyreMynd conçoit ses pratiques pour se conformer, le cas échéant, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA), à la Loi sur la protection de la vie privée des consommateurs prévue par le projet de loi C-27 une fois en vigueur, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec telle que modifiée par la Loi 25, à la Personal Information Protection Act (Alberta), à la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique), à l'article 8.4 de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi de l'Ontario, qui exige que les employeurs divulguent l'utilisation de l'intelligence artificielle dans les offres d'emploi publiées à compter du 1er janvier 2026, et aux exigences linguistiques de la Charte de la langue française applicables aux communications avec les résidents du Québec.

2.2 États-Unis

Pour les résidents des États-Unis, HyreMynd conçoit ses pratiques pour se conformer, le cas échéant, à l'article 5 du Federal Trade Commission Act, au titre VII du Civil Rights Act tel qu'appliqué par l'Equal Employment Opportunity Commission aux outils d'embauche automatisés, au California Consumer Privacy Act tel que modifié par le California Privacy Rights Act, y compris ses règlements sur les technologies de prise de décision automatisée et les évaluations des risques, à l'Illinois Biometric Information Privacy Act, à l'Illinois Human Rights Act tel que modifié à compter du 1er janvier 2026, à la Local Law 144 de la ville de New York régissant les outils de décision d'emploi automatisés, au Colorado Privacy Act et à la législation du Colorado sur l'intelligence artificielle en vigueur, au Connecticut Data Privacy Act et au Connecticut Artificial Intelligence Responsibility and Transparency Act à mesure que ses dispositions entrent en vigueur, au Texas Data Privacy and Security Act et au Texas Responsible Artificial Intelligence Governance Act, au Virginia Consumer Data Protection Act, et aux lois complètes sur la protection de la vie privée des consommateurs adoptées par d'autres États américains.

2.3 Classification des données d'Évaluation

Les réponses à l'Évaluation et les scores d'adéquation qui en découlent peuvent constituer des renseignements personnels sensibles ou des données de profilage dans certains États américains. HyreMynd applique à toutes les données d'Évaluation les mesures de protection exigées pour les renseignements personnels sensibles, et a obtenu ou obtiendra une confirmation écrite d'un conseiller juridique américain qualifié quant à leur classification avant de traiter les renseignements personnels de résidents de tout État applicable.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Renseignements que vous fournissez

Nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, vos identifiants de compte et vos réponses à l'Évaluation.

3.2 Renseignements générés par la Plateforme

La Plateforme génère des données d'Évaluation dérivées : des scores d'adéquation selon les signaux de notation distincts de HyreMynd, le temps de réponse et des données d'intégrité de session. Les données dérivées sont des renseignements personnels et la présente Politique les traite comme tels.

3.3 Renseignements recueillis par l'extension de navigateur HyreMynd

Les utilisateurs autorisés chez un Employeur peuvent utiliser l'extension de navigateur HyreMynd pour recueillir des renseignements de profil professionnel accessibles au public au sujet d'un candidat, notamment à partir de sites de réseautage professionnel, afin d'amorcer ou d'éclairer un processus d'embauche. L'Employeur amorce et dirige cette collecte. Avant que l'Évaluation ne débute, HyreMynd transmet au candidat un avis de divulgation dans le parcours d'intégration. L'avis précise ce qui a été recueilli, d'où, à quelles fins, et les droits du candidat, y compris le retrait. Il est conçu pour satisfaire aux exigences de connaissance et de consentement du principe 3 de la PIPEDA, à l'exigence de divulgation de la Loi 25 pour toute technologie qui recueille des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée, et aux obligations de divulgation applicables des États américains.

3.4 Répartition de la conformité au droit de l'emploi

Entre HyreMynd et l'Employeur, et comme il est prévu à l'Accord de service principal, l'Employeur est seul responsable : des avis aux candidats et aux employés exigés des employeurs ou des agences de placement, y compris les obligations de préavis et de publication pour les outils de décision d'emploi automatisés en vertu de la Local Law 144 de la ville de New York et de lois similaires; de la divulgation de l'utilisation de l'intelligence artificielle dans les offres d'emploi, y compris en vertu de l'article 8.4 de la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario; de l'obtention de tout audit de biais indépendant exigé d'un déployeur et de la publication de son résumé; de toute analyse d'impact préjudiciable attendue en vertu du titre VII tel qu'appliqué par l'EEOC; de toute procédure de sélection alternative exigée par la loi; de tout consentement exigé d'un employeur; de la prise et de la documentation des décisions d'emploi par des décideurs humains; et des accommodements raisonnables en vertu du droit applicable en matière de droits de la personne et de handicap. HyreMynd fournit aux Employeurs de la documentation et une collaboration raisonnable à l'appui de ces obligations. Cette assistance ne remplace pas les propres audits et conseillers juridiques de l'Employeur.

3.5 Renseignements recueillis automatiquement

Nous recueillons automatiquement des renseignements sur l'appareil et l'utilisation : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, durée de session et données de journalisation. Nous utilisons des témoins et des technologies similaires à des fins d'authentification, de sécurité et de fonctionnement de la Plateforme.

4. Pourquoi nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour offrir l'Évaluation et fournir à l'Employeur des scores d'adéquation et l'aide à la décision connexe, pour donner à chaque personne un accès au portail à ses propres résultats, pour exploiter et sécuriser la Plateforme, pour vérifier l'intégrité de l'Évaluation et protéger la validité des résultats, pour communiquer au sujet du processus et des questions de soutien, pour respecter nos obligations légales et contractuelles, et pour améliorer la Plateforme au moyen de données anonymisées comme il est décrit ci-dessous.

4.1 Données dé-identifiées et anonymisées

HyreMynd peut créer des données dé-identifiées, anonymisées et agrégées à partir de renseignements personnels et peut les utiliser à toute fin commerciale légitime, y compris la validation, l'étalonnage et l'analyse comparative des modèles, la recherche et l'amélioration des produits. Nous conservons ces données sous une forme qui ne permet raisonnablement d'identifier personne, nous nous engageons publiquement à ne pas tenter de réidentification sauf pour vérifier l'efficacité de notre dé-identification, et nous exigeons le même engagement de nos destinataires, conformément au droit des États américains et aux normes canadiennes d'anonymisation. Une fois anonymisées en vertu du droit applicable, ces données ne constituent plus des renseignements personnels. Nous n'utilisons pas de données d'Évaluation identifiables pour l'entraînement de nos modèles.

5. Traitement par l'IA et aide à la décision

Un modèle d'intelligence artificielle exclusif contribue à noter les réponses à l'Évaluation. Ses résultats ne constituent qu'une aide à la décision. Les résultats présentent des signaux d'adéquation distincts pour le poste, le style de travail du gestionnaire et l'équipe, plutôt qu'un score combiné opaque unique, et présentent un résumé prudent rédigé pour un examinateur humain. L'Employeur prend chaque décision d'emploi, et HyreMynd exige contractuellement que les Employeurs maintiennent un examen humain documenté sur toute décision éclairée par les résultats de l'Évaluation.

Lorsque la Loi 25 s'applique, les personnes sont informées lorsqu'une décision repose exclusivement sur un traitement automatisé, peuvent connaître les renseignements personnels et les principaux facteurs à l'origine de la décision, et peuvent soumettre des observations à une personne chez l'Employeur en mesure de les examiner. Sur demande, les principaux facteurs à l'origine d'un résultat peuvent être expliqués en langage clair, en anglais ou en français pour les résidents du Québec. Lorsque le droit d'un État américain s'applique, les personnes reçoivent un avis préalable sur la technologie de prise de décision automatisée et peuvent exercer les droits applicables de retrait ou d'appel par l'entremise de l'Employeur à titre de déployeur, ou par l'entremise de HyreMynd lorsqu'une loi fait de HyreMynd la partie responsable.

6. Communication des renseignements personnels

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans les situations suivantes : aux Employeurs sur la Plateforme, à titre d'aide à la décision transmise dans leur flux de travail lorsqu'ils étudient la candidature d'une personne pour un poste — y compris lorsqu'une passation antérieure de l'Évaluation, faite de sa propre initiative par cette personne, est réutilisée pour un engagement ultérieur; à des fournisseurs de services travaillant pour nous en vertu de contrats écrits assortis de limites de confidentialité, de sécurité et d'utilisation, couvrant l'hébergement d'applications infonuagiques, l'infrastructure de bases de données et de stockage, l'infrastructure de mise en cache, les fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle accessibles par une passerelle API, et les services de communication (une liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande); à des conseillers professionnels liés par la confidentialité; aux autorités publiques lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une procédure légale l'exige, auquel cas nous ne communiquons que ce qui est légalement requis; et dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement ou d'une vente d'actifs, avec des protections de confidentialité et le maintien de l'application de la présente Politique.

6.1 Aucune vente ni partage

HyreMynd ne vend pas de renseignements personnels et ne les partage pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens où la CCPA et les lois étatiques similaires définissent ces termes, et ne l'a pas fait au cours des douze derniers mois.

6.2 N'est pas une agence d'évaluation du crédit

HyreMynd n'est pas une agence d'évaluation du crédit et les résultats de l'Évaluation ne constituent pas un rapport de consommation au sens du Fair Credit Reporting Act américain. Il est contractuellement interdit aux Employeurs d'utiliser les résultats de l'Évaluation comme un rapport de consommation.

7. Où vos renseignements sont traités

La Plateforme est hébergée sur une infrastructure située aux États-Unis. Les renseignements personnels des résidents canadiens sont donc transférés, stockés et traités aux États-Unis, où ils sont assujettis au droit américain et à l'accès légal des autorités américaines.

Pour les communications de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, HyreMynd effectue l'évaluation exigée par la Loi 25 afin de confirmer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, et met en place des mesures de protection contractuelles avec chaque destinataire. Les Employeurs assument leurs propres obligations transfrontalières envers les personnes qu'ils invitent, y compris toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée en vertu de l'article 17 de la Loi du Québec avant que les renseignements personnels ne quittent le Québec, et la transparence exigée par la PIPEDA quant au traitement aux États-Unis. HyreMynd appuie ces obligations au moyen d'une documentation claire sur les sous-traitants et les transferts. HyreMynd ne revendique pas de résidence canadienne des données.

8. Conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que les fins énoncées dans la présente Politique et nos obligations légales et contractuelles l'exigent. Par la suite, nous les détruisons de manière sécuritaire ou les anonymisons conformément au droit applicable, y compris les exigences de destruction et d'anonymisation de la Loi 25.

Données d'Évaluation : 24 mois après la fin ou la résiliation de l'engagement, sauf si une période plus longue est exigée par la loi ou par les instructions documentées de l'Employeur en vertu du DPA.

Comptes du portail : Conservés tant que le compte est actif et aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins énoncées; aucune date de suppression fixe après la résiliation; suppression sur demande dans les 30 jours, sous réserve des obligations légales.

Données anonymisées : Conservées sans limite de temps une fois l'anonymisation achevée conformément au droit applicable.

Journaux d'audit et de sécurité : 12 mois.

9. Vos droits

Sous réserve du droit applicable et de la vérification de votre identité, vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec le Responsable de la protection de la vie privée à la section 13 :

• Accès et connaissance. Confirmer si nous traitons des renseignements personnels vous concernant et y avoir accès, y compris les catégories recueillies, les sources, les fins et les catégories de destinataires.
• Correction. Faire corriger des renseignements personnels inexacts ou incomplets.
• Suppression. Demander la suppression, sous réserve des exceptions prévues par la loi et de la section 9.1.
• Retrait du consentement. Retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait pendant une Évaluation active met fin à votre participation à ce processus.
• Portabilité. Lorsque la loi le prévoit, recevoir dans un format structuré et couramment utilisé les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis.
• Droits relatifs aux décisions automatisées. Les droits prévus à la section 5, y compris la possibilité de formuler des observations et, le cas échéant, les droits de retrait ou d'appel relatifs à la technologie de prise de décision automatisée.
• Droits des États américains. Connaître, supprimer, corriger, refuser la vente ou le partage, limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles, et faire appel d'un refus, selon ce que prévoit la loi sur la protection de la vie privée de votre État.
• Non-discrimination. Nous ne vous traiterons pas différemment pour avoir exercé vos droits.

9.1 Demandes relatives à des résultats déjà transmis

Lorsqu'une demande porte sur des résultats d'Évaluation déjà transmis dans le flux de travail d'un Employeur, notre rôle de fournisseur de services peut nous obliger à diriger la demande vers cet Employeur, ou à nous coordonner avec lui, car l'Employeur est l'entreprise ou le responsable du traitement pour ces données. Une suppression par HyreMynd ne permet pas de rappeler des résultats déjà transmis.

9.2 Délais et appels

Nous répondons dans les délais exigés par le droit applicable, généralement 30 jours, avec des prolongations lorsque permis. Si nous refusons une demande, nous vous en expliquons les motifs et, lorsque la loi vous accorde un droit d'appel, comment l'exercer. Vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d'accès à l'information du Québec, le commissaire de votre province, le procureur général de votre État, ou la California Privacy Protection Agency.

10. Sécurité

HyreMynd maintient des mesures de protection administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité des renseignements qu'elle détient : chiffrement en transit et au repos, contrôles d'accès fondés sur les rôles, authentification multifacteur pour l'accès administratif, accès selon le principe du moindre privilège, journalisation d'audit, séparation des données de production, et examen de la sécurité des fournisseurs. Aucun système n'est parfaitement sécurisé, et HyreMynd ne promet pas une sécurité absolue. HyreMynd maintient un plan documenté d'intervention en cas d'incident et un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu'un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Lorsque le seuil de risque réel de préjudice sérieux prévu par la PIPEDA est atteint, nous en avisons le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous fournissons également les avis de violation exigés par le droit des États américains.

11. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec connaissance et consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige autrement. Le consentement est recueilli pendant l'intégration, avant que l'Évaluation ne débute, au moyen d'énoncés clairs et en langage simple, un pour chaque fin, y compris la fin relative aux données anonymisées prévue à la section 4.1. Cela respecte l'exigence de la Loi 25 selon laquelle le consentement doit être demandé pour chaque fin en langage clair et simple.

12. Enfants

La Plateforme est conçue pour un usage professionnel en milieu de travail et ne s'adresse pas aux mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de toute personne n'ayant pas atteint l'âge de la majorité dans son territoire de résidence, et nous supprimons tout renseignement de cette nature dès que nous en prenons connaissance.

13. Responsable de la protection de la vie privée et coordonnées

HyreMynd a désigné un Responsable de la protection de la vie privée, qui est également la personne responsable de la protection des renseignements personnels en vertu de la Loi 25.

14. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique à notre discrétion. Nous communiquerons les modifications importantes par l'entremise de la Plateforme ou par courriel avant leur entrée en vigueur et mettrons à jour la date d'entrée en vigueur. L'utilisation continue après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation, sauf lorsque la loi exige un nouveau consentement.

15. Droit applicable

La présente Politique est régie par les lois de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Cela ne limite pas les droits impératifs dont vous disposez en vertu du droit de la protection de la vie privée de votre lieu de résidence, y compris la Loi 25 pour les résidents du Québec et le droit des États pour les résidents américains.