HYREMYND AI INC.

1. Introduction

HyreMynd AI Inc. (« HyreMynd », « nous », « notre ») s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. Cette Politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels par l'intermédiaire de notre plateforme d'évaluation psychométrique alimentée par l'IA (les « Services »).

Cette Politique de confidentialité s'applique aux candidats et postulants (« Candidats »), aux clients d'entreprise et à leurs utilisateurs autorisés (« Clients d'entreprise »), ainsi qu'aux visiteurs de notre site Web et de notre plateforme (« Visiteurs »).

HyreMynd AI Inc. est constituée en société en vertu des lois de l'Ontario, au Canada, avec son siège social à Toronto, en Ontario. Nous opérons en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec telle que modifiée par la Loi 25, et les lois sur la protection de la vie privée des États américains applicables, y compris la California Consumer Privacy Act (CCPA), telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (CPRA).

2. Définitions

"Renseignements personnels" désigne tout renseignement concernant un individu identifiable, y compris les renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non.

"Renseignements personnels sensibles" désigne les renseignements personnels qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les croyances religieuses, les données génétiques, les données biométriques traitées à des fins d'identification ou les renseignements sur la santé.

"Données d'évaluation" désigne les renseignements générés par votre complétion d'évaluations psychométriques, y compris les indices de traits comportementaux, les modèles cognitifs et les scores d'évaluation.

"Technologie de prise de décision automatisée (TPDA)" désigne toute technologie qui traite les renseignements personnels et utilise le calcul pour aider ou influencer la prise de décision humaine.

3. Renseignements que nous collectons

3.1 Renseignements personnels des candidats

Nous collectons les catégories suivantes de renseignements personnels auprès des candidats :

• Renseignements de compte : Nom complet, adresse courriel, numéro de téléphone et identifiants de connexion
• Renseignements professionnels : Contenu du CV, historique d'emploi, formation, compétences, certifications et qualifications professionnelles
• Données d'évaluation : Réponses aux évaluations psychométriques, indices comportementaux (ODI, API, RCI, AII, SDI, RRI), profils de traits cognitifs et scores d'évaluation
• Données techniques : Adresse IP, type d'appareil, informations sur le navigateur, système d'exploitation, durée de session et données d'interaction avec la plateforme
• Données de communication : Dossiers des communications avec notre équipe de soutien

3.2 Renseignements des clients d'entreprise

• Renseignements de contact professionnel (nom, titre, entreprise, courriel, téléphone)
• Renseignements de facturation et de paiement
• Identifiants de l'administrateur de compte
• Données d'utilisation et de configuration du service

3.3 Renseignements des visiteurs du site Web

• Cookies et technologies de suivi similaires
• Données d'analyse du site Web
• Soumissions de formulaires de contact

3.4 Renseignements provenant d'intégrations tierces

HyreMynd s'intègre avec des plateformes et services tiers via des interfaces de programmation d'applications (API) pour améliorer nos Services. Lorsque vous connectez vos comptes ou autorisez l'accès, nous pouvons collecter des renseignements provenant des sources suivantes :

• LinkedIn : Renseignements de profil professionnel, historique d'emploi, formation, compétences, recommandations et données de réseau professionnel (avec votre autorisation)
• Calendly : Renseignements de planification, détails des rendez-vous, données de disponibilité et données d'intégration de calendrier pour la coordination des entrevues
• Autres services tiers : Nous pouvons nous intégrer avec des plateformes supplémentaires, y compris les systèmes de suivi des candidats (ATS), les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH), les tableaux d'emploi et d'autres outils de recrutement ou de productivité

Les renseignements collectés par l'intermédiaire d'intégrations tierces sont régis par cette Politique de confidentialité. Vous pouvez révoquer l'accès API à tout moment via les paramètres de votre compte ou en nous contactant. Veuillez également consulter les politiques de confidentialité des services tiers connectés, car leurs pratiques en matière de données sont régies par leurs propres politiques.

3.5 Collecte future de données

HyreMynd pourrait à l'avenir collecter des données biométriques (telles que l'analyse vocale ou les données de reconnaissance faciale) dans le cadre de fonctionnalités d'évaluation améliorées. Si nous mettons en œuvre de telles fonctionnalités, nous mettrons à jour cette Politique de confidentialité en conséquence, obtiendrons le consentement approprié et vous fournirons un avis spécifique avant toute collecte de ce type.

4. Comment nous utilisons vos renseignements

4.1 Fins principales

• Prestation de services : Fournir, exploiter et maintenir notre plateforme d'évaluation psychométrique
• Génération d'évaluations : Analyser vos réponses aux évaluations et générer des profils et scores de traits comportementaux
• Partage avec les employeurs : Partager vos résultats d'évaluation avec les employeurs potentiels qui ont engagé nos Services
• Gestion de compte : Gérer votre compte et fournir le soutien à la clientèle
• Analyse de CV : Utiliser des outils alimentés par l'IA pour analyser le contenu du CV à des fins de correspondance

4.2 Fins secondaires

• Amélioration de la plateforme : Améliorer et optimiser nos Services, y compris le raffinement des algorithmes
• Recherche et développement : Effectuer des recherches en utilisant des données dé-identifiées ou agrégées
• Formation de modèles d'IA : Former et améliorer nos modèles d'IA en utilisant des données dé-identifiées qui ne peuvent pas être utilisées pour vous identifier (voir la section 7)
• Conformité légale : Se conformer aux lois, règlements et processus juridiques applicables
• Sécurité : Détecter, prévenir et traiter la fraude, les violations de sécurité et les problèmes techniques

5. Utilisation de l'intelligence artificielle et de la prise de décision automatisée

5.1 Comment nous utilisons l'IA

HyreMynd utilise l'intelligence artificielle et les technologies d'apprentissage automatique pour analyser les réponses aux évaluations et le contenu des CV, générer des profils et indices de traits comportementaux, fournir des informations aux clients d'entreprise et faire correspondre les profils de candidats aux exigences des emplois.

5.2 Supervision humaine

Important : La technologie d'IA de HyreMynd fournit des scores d'évaluation et des recommandations pour aider aux décisions d'embauche. Cependant, la décision finale concernant toute question d'emploi relève uniquement du client d'entreprise (l'employeur potentiel). HyreMynd ne prend pas de décisions d'embauche, de rejet ou autres décisions d'emploi. Nos sorties d'IA sont conçues pour informer et soutenir les décideurs humains, et non pour les remplacer.

5.3 Vos droits concernant la TPDA

Selon votre juridiction, vous pouvez avoir le droit de demander des renseignements sur la logique impliquée dans le traitement automatisé, d'obtenir une explication significative de la façon dont les scores générés par l'IA ont été déterminés, et de demander un examen humain des décisions automatisées qui vous affectent de manière significative. Pour exercer ces droits, contactez-nous à admin@hyremynd.com.

5.4 Loi 25 du Québec — Avis de prise de décision automatisée

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous vous informons que les décisions concernant vos résultats d'évaluation sont basées en partie sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels. Notre technologie d'IA analyse vos réponses aux évaluations et génère des profils et scores de traits comportementaux. Vous avez le droit d'être informé de ce traitement automatisé et, sur demande, d'avoir un examen humain de toute décision qui vous affecte de manière significative. La décision d'emploi finale relève toujours de l'employeur potentiel, et non des systèmes automatisés de HyreMynd.

5.5 Technologie propriétaire et propriété intellectuelle

Le moteur d'évaluation HyreMynd, y compris ses algorithmes, méthodologies, indices comportementaux et systèmes de notation, constitue une technologie propriétaire qui fait l'objet d'une demande de brevet auprès du Bureau de la propriété intellectuelle du Canada (demande n° 3293113, date de dépôt : 16 novembre 2025). Pendant la période de 18 mois de demande de brevet en instance et par la suite, HyreMynd se réserve le droit de protéger sa propriété intellectuelle en limitant la divulgation de secrets commerciaux, d'algorithmes propriétaires et de renseignements commerciaux confidentiels. Les demandes de renseignements concernant la logique de l'IA et les facteurs de prise de décision seront satisfaites dans la mesure requise par la loi applicable, à condition que cette divulgation ne compromette pas notre technologie propriétaire, nos secrets commerciaux ou nos droits de propriété intellectuelle.

6. Divulgation de renseignements

6.1 Divulgation aux clients d'entreprise

Lorsque vous complétez une évaluation par l'intermédiaire de notre plateforme, vos résultats d'évaluation, indices de traits comportementaux et analyse de CV (le cas échéant) seront partagés avec le client d'entreprise qui vous a invité à compléter l'évaluation ou avec qui vous avez postulé. Les clients d'entreprise utilisent ces renseignements pour évaluer votre candidature aux opportunités d'emploi.

6.2 Fournisseurs de services

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers de confiance qui nous aident à exploiter notre plateforme, y compris les fournisseurs d'hébergement cloud, les processeurs de paiement, les outils de soutien à la clientèle et les services d'analyse. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements et ne peuvent les utiliser que pour les fins que nous spécifions.

6.3 Intégrations de plateformes tierces

Lorsque vous autorisez des connexions à des plateformes tierces (telles que LinkedIn, Calendly ou d'autres services intégrés), des données peuvent circuler entre HyreMynd et ces plateformes selon les besoins pour fournir la fonctionnalité intégrée. Cela comprend l'importation de données de profil professionnel de LinkedIn pour compléter votre profil de candidat, le partage de disponibilité de planification avec Calendly pour la coordination des entrevues, et l'échange de données avec les systèmes de suivi des candidats et les plateformes SIRH utilisées par les clients d'entreprise. Vous contrôlez quelles intégrations sont actives et pouvez les déconnecter à tout moment.

6.4 Exigences légales

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque requis par la loi, un règlement, un processus juridique ou une demande gouvernementale, ou lorsque nous croyons que la divulgation est nécessaire pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de HyreMynd, de nos utilisateurs ou d'autres personnes.

6.5 Transferts d'entreprise

En cas de fusion, acquisition, réorganisation ou vente d'actifs, les renseignements personnels peuvent être transférés à l'entité successeur, sous réserve des engagements pris dans cette Politique de confidentialité.

7. Conservation des données

7.1 Période de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que vous maintenez un compte actif avec HyreMynd, plus trois (3) ans suivant la résiliation du compte ou votre dernière interaction avec nos Services. Cette période de conservation permet un réengagement potentiel avec les employeurs potentiels et la conformité aux obligations légales.

7.2 Données dé-identifiées pour la formation de l'IA

Sur votre demande de suppression de vos renseignements personnels, nous supprimerons toutes les données qui pourraient être utilisées pour vous identifier. Cependant, les données dé-identifiées et agrégées dérivées de vos réponses aux évaluations—qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour vous identifier—peuvent être conservées et utilisées pour former et améliorer nos modèles d'IA. Ces données dé-identifiées contribuent à améliorer la précision et l'équité de nos algorithmes d'évaluation au profit de tous les utilisateurs.

7.3 Données des clients d'entreprise

Les données des clients d'entreprise sont conservées conformément à nos accords de service et aux exigences de conservation des données applicables.

8. Vos droits en matière de confidentialité

8.1 Droits en vertu de la LPRPDE (Canada)

• Droit d'accès : Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Droit de correction : Vous pouvez demander la correction de renseignements personnels inexacts ou incomplets
• Droit de retirer le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement au traitement, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles
• Droit de porter plainte : Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

8.2 Droits en vertu de la CCPA/CPRA (résidents de la Californie)

• Droit de savoir : Vous pouvez demander des renseignements sur les catégories et les éléments spécifiques de renseignements personnels que nous avons collectés
• Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions
• Droit de correction : Vous pouvez demander la correction de renseignements personnels inexacts
• Droit de refuser la vente/partage : HyreMynd ne vend pas de renseignements personnels. Le partage avec les clients d'entreprise est effectué conformément à votre consentement
• Droit de limiter l'utilisation de renseignements personnels sensibles : Vous pouvez limiter l'utilisation de renseignements personnels sensibles à des fins spécifiées
• Droit de non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits en matière de confidentialité

8.3 Droits en vertu de la Loi 25 du Québec (résidents du Québec)

Si vous êtes résident du Québec, vous avez les droits suivants en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25 :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de renseignements personnels inexacts ou incomplets
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : Vous pouvez demander la suppression ou l'anonymisation de vos renseignements personnels
• Droit de désindexation : Vous pouvez demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien attaché à votre nom, lorsque cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire
• Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et les faire transmettre à une autre organisation
• Droit d'objection à la prise de décision automatisée : Vous avez le droit d'être informé lorsqu'une décision est basée exclusivement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, et de demander une intervention humaine dans de telles décisions
• Droit de retirer le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles
• Droit de porter plainte : Vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)

8.4 Exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à admin@hyremynd.com. Nous répondrons aux demandes vérifiées dans les délais requis par la loi applicable (généralement 30 jours en vertu de la LPRPDE ; 45 jours en vertu de la CCPA).

9. Transferts transfrontaliers de données

HyreMynd opère en Amérique du Nord, et les renseignements personnels peuvent être transférés, stockés et traités au Canada et aux États-Unis. Lorsque des renseignements personnels sont transférés en dehors de votre juridiction de résidence, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place, y compris des protections contractuelles avec les fournisseurs de services, la conformité aux exigences de transfert transfrontalier applicables, et le maintien de normes de sécurité équivalentes à celles de votre juridiction d'origine.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des garanties administratives, techniques et physiques de niveau industriel pour protéger les renseignements personnels, y compris le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d'accès sécurisés et des protocoles d'authentification, des évaluations de sécurité régulières et des tests de vulnérabilité, et la formation des employés sur les pratiques de protection des données. Bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est complètement sécurisée. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

11. Exigences d'âge

Nos Services sont destinés aux personnes âgées d'au moins 18 ans, ou à l'âge de la majorité dans leur juridiction de résidence si celui-ci est plus élevé. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes sous ces seuils d'âge. Si nous apprenons que nous avons collecté des renseignements personnels auprès d'un mineur, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements rapidement.

Résidents du Québec : Conformément à la Loi 25, pour les personnes de moins de 14 ans, le consentement doit être obtenu d'un parent ou d'un tuteur légal. Cependant, comme nos Services sont des évaluations liées à l'emploi, ils ne sont pas destinés à être utilisés par des personnes de moins de 18 ans.

12. Modifications de cette Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, technologies, exigences légales ou autres facteurs. Nous vous informerons des changements importants en publiant la politique mise à jour sur notre site Web avec une nouvelle date d'entrée en vigueur, en envoyant une notification par courriel aux utilisateurs enregistrés et, lorsque requis par la loi, en obtenant votre consentement. Nous vous encourageons à consulter cette Politique de confidentialité périodiquement.

13. Renseignements de contact

Si vous avez des questions, préoccupations ou demandes concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée :

14. Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à votre préoccupation en matière de confidentialité, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité réglementaire applicable :