Politique de confidentialité

Canada et États-Unis

1. Introduction, portée et rôles

Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment HyreMynd AI Inc. (« HyreMynd », « nous », « notre »), une société constituée en Ontario, recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels. Elle couvre la plateforme HyreMynd, l'Évaluation d'adéquation au travail, les portails postulant, candidat et équipe, l'extension de navigateur HyreMynd, nos sites Web et les services connexes (collectivement, la « Plateforme »). Un « Employeur » est une organisation abonnée à la Plateforme en vertu d'un bon de commande, de conditions d'abonnement en ligne ou d'un contrat signé avec HyreMynd (son « Contrat client »).

Cette Politique s'applique aux personnes au Canada et aux États-Unis dont nous traitons les renseignements personnels :

• les postulants qui créent un compte autonome, font une évaluation en libre-service ou postulent à un poste;
• les candidats à un processus de recrutement d'un Employeur, qu'ils aient postulé ou été invités;
• les personnes qu'un Employeur trouve au moyen de l'extension de navigateur ou du sourcing sur le Web ouvert, ou qu'il importe comme contacts, même si elles n'ont jamais postulé ni été contactées;
• les répondants nommés par un candidat et les autres personnes dont les coordonnées figurent dans la correspondance de recrutement;
• les employés et gestionnaires d'un Employeur qui passent une Évaluation pour l'équipe de l'Employeur;
• les utilisateurs autorisés qui utilisent la Plateforme pour le compte d'un Employeur;
• les clients potentiels qui envoient une demande de contact ou de démonstration, et les visiteurs de nos sites Web.

Cette Politique est intégrée par renvoi aux Conditions d'utilisation pour candidats, aux Conditions d'utilisation interne pour les équipes et aux Conditions d'utilisation de la plateforme, et s'applique avec le Contrat client d'un Employeur et l'Addenda de traitement des données.

1.1 Comment la Plateforme utilise les règles et l'IA

L'Évaluation d'adéquation au travail n'utilise pas l'IA pour noter des réponses. Les réponses à choix forcé sont converties en positions de style de travail A, B ou C selon des règles fixes de majorité, les égalités étant traitées comme équilibrées. Les comparaisons avec un poste, un gestionnaire et une équipe, et les catégories de résultats qui en découlent, sont calculées à partir de ces positions selon des règles fixes. Un modèle d'IA peut ensuite rédiger une explication de ces résultats; il ne peut pas les modifier.

Des modèles d'IA sont aussi utilisés ailleurs dans la Plateforme : pour lire un CV ou un profil professionnel au regard des exigences publiées d'un poste et proposer une lecture de chaque exigence et une catégorie de qualification (correspond, vaut une conversation ou ne correspond pas); pour lire les pages publiques trouvées par le sourcing sur le Web ouvert; pour rédiger les réponses de l'assistant et la correspondance; et pour rédiger des notes d'entrevue à partir d'une transcription existante. Le texte généré peut être incomplet ou erroné, et les résultats fondés sur des règles dépendent de renseignements limités et de choix de conception. Aucun de ces résultats n'est un diagnostic ni une mesure scientifiquement validée de la personnalité ou des aptitudes. Une personne examine les éléments sous-jacents et prend chaque décision d'emploi.

1.2 Notre rôle

L'Employeur est responsable des dossiers de recrutement qu'il dirige : candidatures, dossiers de contact, évaluations des candidats et membres d'équipe qu'il invite, contenus d'entrevue, références, correspondance, notes et résultats de sourcing. HyreMynd traite ces dossiers pour l'Employeur suivant ses instructions documentées et licites. L'embauche, le rejet ou l'archivage d'un candidat, ou la fin de l'emploi d'une personne, ne changent pas le responsable d'un dossier. HyreMynd est responsable de l'administration des comptes, de la sécurité, ainsi que du compte autonome et de l'évaluation en libre-service d'un postulant. Une passation en libre-service peut survivre au poste d'un Employeur; son utilisation dans une candidature constitue une finalité distincte, dont l'Employeur qui la reçoit est responsable.

Les demandes visant des dossiers dirigés par un Employeur sont traitées avec l'Employeur à titre de responsable; les demandes visant les comptes, la sécurité et les données autonomes en libre-service sont traitées par HyreMynd à titre de responsable. La section 10 explique comment.

2. Droit applicable

2.1 Canada

Les exigences canadiennes applicables comprennent la LPRPDE et les lois provinciales pertinentes sur la protection des renseignements et la langue, y compris la Loi 25 du Québec. Le projet C-27 de la 44e législature n'a pas été adopté et n'est pas traité comme une exigence en vigueur. Le droit applicable dépend des finalités et populations réelles.

2.2 États-Unis

Pour les résidents des États-Unis, HyreMynd conçoit ses pratiques pour se conformer, le cas échéant, à l'article 5 du Federal Trade Commission Act, au titre VII du Civil Rights Act tel qu'appliqué par l'Equal Employment Opportunity Commission aux outils d'embauche automatisés, au California Consumer Privacy Act tel que modifié par le California Privacy Rights Act, y compris ses règlements sur les technologies de prise de décision automatisée et les évaluations des risques, à l'Illinois Biometric Information Privacy Act, à l'Illinois Human Rights Act tel que modifié à compter du 1er janvier 2026, à la Local Law 144 de la ville de New York régissant les outils de décision d'emploi automatisés, au Colorado Privacy Act et à la législation du Colorado sur l'intelligence artificielle en vigueur, au Connecticut Data Privacy Act et au Connecticut Artificial Intelligence Responsibility and Transparency Act à mesure que ses dispositions entrent en vigueur, au Texas Data Privacy and Security Act et au Texas Responsible Artificial Intelligence Governance Act, au Virginia Consumer Data Protection Act, et aux lois complètes sur la protection de la vie privée des consommateurs adoptées par d'autres États américains.

2.3 Classification des données d'Évaluation

Les réponses à l'Évaluation et les résultats qui en découlent peuvent constituer des renseignements personnels sensibles ou des données de profilage en vertu de certaines lois d'États américains. HyreMynd ne les utilise qu'aux fins énoncées à la section 4, en limite l'accès aux utilisateurs autorisés du responsable et n'utilise pas de données d'Évaluation identifiables pour entraîner des modèles.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Renseignements que vous fournissez

Selon la fonction, vous ou un Employeur fournissez noms, adresses courriel, numéros de téléphone, identifiants de compte, CV, formation et antécédents professionnels, réponses d'évaluation, renseignements sur le poste, notes d'entrevue, références et coordonnées des répondants, correspondance, commentaires sur l'embauche et demandes de contact ou de démonstration. Les répondants et contacts professionnels peuvent être des personnes concernées même sans compte sur la Plateforme.

3.2 Renseignements générés par la Plateforme

La Plateforme génère des positions de style de travail à partir des réponses d'évaluation; pour le processus de recrutement d'un Employeur, des comparaisons avec le poste, le gestionnaire et l'équipe et leurs catégories de résultats; des explications rédigées par l'IA; des lectures de CV et des catégories de qualification; des ébauches de notes d'entrevue; ainsi que l'heure d'achèvement et la protection contre les soumissions en double de chaque passation. Les renseignements générés sont des renseignements personnels et la présente Politique les traite comme tels.

3.3 Renseignements recueillis par l'extension de navigateur HyreMynd

À la demande d'un Employeur, des utilisateurs autorisés peuvent capturer des renseignements professionnels publics avec l'extension de navigateur, notamment des profils de réseaux professionnels. L'Employeur doit établir un fondement licite de collecte et de contact et fournir l'avis requis sur la source, les finalités et les droits. La Plateforme enregistre la provenance de chaque capture et soutient les divulgations d'accueil et d'évaluation de l'Employeur; une acceptation générale à l'accueil ne prouve pas que chaque avis propre à une source a été donné.

3.4 Répartition de la conformité au droit de l'emploi

Entre HyreMynd et l'Employeur, l'Employeur est seul responsable : des avis aux candidats et aux employés exigés des employeurs ou des agences de placement, y compris les obligations de préavis et de publication pour les outils de décision d'emploi automatisés en vertu de la Local Law 144 de la ville de New York et de lois similaires; de la divulgation de l'utilisation de l'intelligence artificielle dans les offres d'emploi, y compris en vertu de l'article 8.4 de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi de l'Ontario; de l'obtention de tout audit de biais indépendant exigé d'un déployeur et de la publication de son résumé; de toute analyse d'impact préjudiciable attendue en vertu du titre VII tel qu'appliqué par l'EEOC; de toute procédure de sélection alternative exigée par la loi; de tout consentement exigé d'un employeur; de la prise et de la documentation des décisions d'emploi par des décideurs humains; et des accommodements raisonnables en vertu du droit applicable en matière de droits de la personne et de handicap. HyreMynd fournit aux Employeurs de la documentation et une collaboration raisonnable à l'appui de ces obligations. Cette assistance ne remplace pas les propres audits et conseillers juridiques de l'Employeur.

3.5 Renseignements recueillis automatiquement, analyses et mesures de performance

Lorsque vous utilisez la Plateforme, nos systèmes consignent des renseignements sur l'appareil et l'utilisation, comme l'adresse IP, le type de navigateur, le système d'exploitation et les journaux de requêtes. La Plateforme utilise des témoins nécessaires à l'authentification, à la sécurité et à son propre fonctionnement; elle n'utilise aucun témoin à des fins publicitaires ou de suivi par des tiers.

Sur nos pages publiques de marketing, nous utilisons Vercel Web Analytics pour compter les pages vues et un petit ensemble d'événements de conversion, comme l'ouverture du formulaire de démonstration ou l'envoi d'une demande. Cette mesure se fait sans témoins; seules les pages publiques approuvées sont signalées, sous forme d'adresse de page nue sans chaîne de requête; et les événements ne contiennent ni contenu de formulaire ni identité, seulement une étiquette bornée comme l'emplacement dans la page, la source de la demande et la langue. Sur l'ensemble de la Plateforme, Vercel Speed Insights consigne des mesures de performance, comme le temps de chargement, par rapport au modèle de route de la page plutôt qu'à l'adresse que vous avez visitée, de sorte qu'aucun identifiant, jeton ni chaîne de requête ne quitte votre navigateur avec elles. Les deux ne fonctionnent que sur notre service de production. Accepter l'avis relatif aux témoins n'active ni ne désactive l'une ou l'autre de ces mesures.

3.6 Comptes d'agenda et de réunion connectés

Un utilisateur autorisé chez un Employeur peut connecter un compte Google ou Microsoft afin que HyreMynd puisse planifier des entrevues en son nom. Le cas échéant, nous conservons l'adresse courriel du compte connecté, les identifiants d'accès et de renouvellement que le fournisseur nous délivre, l'identifiant de la clé de chiffrement qui les protège, les portées que le fournisseur déclare avoir accordées, et l'état de la connexion, y compris le code d'erreur d'un renouvellement d'identifiants ayant échoué. Les identifiants sont chiffrés au repos, ne sont jamais affichés ni exportés, et ne sont transmis à personne d'autre qu'au fournisseur qui les a délivrés. Une connexion appartient à la personne qui l'a créée et non à l'Employeur, et aucun collègue ne peut la consulter. L'utilisateur peut la déconnecter en tout temps dans la Plateforme. La clé qui chiffre un identifiant conservé peut être renouvelée, et une version de clé retirée peut être mise hors service, sans que l'utilisateur ait à autoriser la connexion de nouveau.

Indépendamment de la connexion d'agenda, l'utilisateur peut permettre à HyreMynd d'envoyer des courriels depuis le compte connecté : au moyen de Gmail pour un compte Google, et au moyen de Microsoft Graph avec l'autorisation Mail.Send pour un compte Microsoft. Cette autorisation sert uniquement à envoyer les offres, les demandes de références et les demandes de répondants que l'utilisateur a révisées et confirmées dans la Plateforme. Une offre et une demande de répondants sont adressées à la personne candidate, et une demande de références à un répondant que la personne candidate a nommé. Chaque envoi transmet au fournisseur l'adresse du destinataire et le message révisé. L'autorisation ne permet que l'envoi; HyreMynd ne peut s'en servir pour lire, lister, rechercher ni conserver aucun message de la boîte. Elle est demandée au moyen d'une étape de consentement qui lui est propre, et jamais lors de la connexion d'un agenda. La retirer dans la Plateforme empêche HyreMynd d'envoyer, y compris tout message qui n'a pas encore été remis au fournisseur; un message déjà remis au fournisseur ne peut pas être rappelé. La retirer dans la Plateforme ne supprime pas l'autorisation auprès de Google ou de Microsoft, ce que l'utilisateur peut faire dans les paramètres du compte de ce fournisseur.

3.7 Disponibilités d'agenda et réunions d'entrevue

La lecture des disponibilités d'un agenda connecté ne renvoie que des plages occupées, jamais les titres, descriptions, lieux, organisateurs ou participants des événements existants.

Lorsqu'une entrevue est planifiée, HyreMynd crée l'événement et sa réunion en ligne dans l'agenda connecté de l'organisateur, et l'invitation est envoyée par l'un de deux canaux :

• Invitation native. Utilisée lorsque la personne candidate peut être jointe par courriel et que l'organisateur a pris connaissance de la divulgation actuelle de HyreMynd pour ce fournisseur. HyreMynd transmet l'adresse courriel de la personne candidate et celles des intervieweurs, ainsi qu'une courte description de la réunion dans la langue de la personne candidate comprenant un avis de transcription, à Google Agenda et Meet ou à Outlook et Teams, et le fournisseur envoie lui-même les invitations.
• Pièce jointe d'agenda. Utilisée dans les autres cas. L'événement du fournisseur ne comporte aucune liste d'invités, et HyreMynd envoie l'invitation par courriel avec une pièce jointe d'agenda au moyen de son propre fournisseur de courriel.

La déconnexion d'un compte, le passage à un autre compte du fournisseur ou l'effacement du compte d'un utilisateur autorisé retirent la connexion au moyen d'un seul processus de départ. HyreMynd termine ou règle les opérations liées à cette connexion, puis supprime les identifiants conservés. Les dossiers non secrets de la connexion et les preuves d'opération peuvent subsister; la déconnexion n'efface ni les événements du fournisseur ni les dossiers de recrutement. HyreMynd demande ensuite à Google de révoquer son autorisation, ce qui peut échouer; Microsoft n'offre à cette intégration aucun moyen de révoquer une autorisation. Dans les deux cas, l'utilisateur peut retirer l'accès de HyreMynd dans les paramètres du compte ou de l'organisation du fournisseur, et devrait le faire pour Microsoft ou chaque fois que la révocation Google est signalée comme ayant échoué. La déconnexion ne peut garantir l'annulation de chaque événement externe ni le rappel d'un contenu déjà transmis.

3.8 Transcriptions d'entrevue

Une entrevue tenue sur Google Meet ou Microsoft Teams ne produit une transcription que si un participant a activé la transcription dans la réunion. HyreMynd ne démarre jamais un enregistrement ni une transcription : la Plateforme n'a aucun moyen de le faire et aucune de ses fonctions ne demande à un fournisseur d'en amorcer un. Lorsqu'une transcription existe déjà et que l'accès aux transcriptions a été accordé, HyreMynd la récupère une seule fois pour cette réunion, à l'intérieur d'une fenêtre limitée de 48 heures suivant la fin de l'entrevue, et en conserve le texte au dossier de la candidature avec le fournisseur d'où elle provient. La plupart des entrevues ne produisent aucune transcription, ce qui constitue le déroulement normal et non une défaillance. L'activation de la transcription, ainsi que tout avis ou consentement qu'elle exige, relève de l'Employeur et des participants à la réunion, et non de HyreMynd.

3.9 Renseignements que HyreMynd recueille sur le Web ouvert à la demande d'un Employeur

Un utilisateur autorisé chez un Employeur peut demander à HyreMynd de rechercher des candidats potentiels pour l'un des postes ouverts de cet Employeur sur le Web accessible au public. L'utilisateur de l'Employeur fixe les critères et lance la recherche; HyreMynd effectue ensuite la collecte sur sa propre infrastructure. Cela diffère de la section 3.3, où la collecte se fait dans le navigateur de l'utilisateur au moyen de l'extension, et les deux sont décrites parce que l'identité de celui qui effectue une collecte fait partie de ce que nous devons vous en dire.

Une recherche de ce type s'appuie sur l'index du Web public d'un fournisseur de recherche tiers, puis HyreMynd récupère les pages que cet index renvoie. À partir de ces pages, HyreMynd peut réunir le nom d'une personne, son titre et son employeur actuels, sa localisation, son parcours professionnel, sa formation, ainsi que toute coordonnée professionnelle que la page elle-même énonce publiquement. HyreMynd consigne l'adresse de chaque page utilisée et la date à laquelle chacune a été lue, les conserve avec le dossier, et les montre à l'utilisateur de l'Employeur à côté de chaque affirmation qu'elles appuient. Une personne pour laquelle aucune page source ne peut être consignée n'est pas conservée du tout.

HyreMynd n'adresse aucune requête à linkedin.com, ni par cette voie ni par aucune autre. Lorsqu'un résultat de recherche cite une adresse LinkedIn, HyreMynd la conserve et l'affiche à titre de citation uniquement.

L'intelligence artificielle est utilisée dans ce processus pour lire les pages récupérées et exprimer ce qu'elles disent d'une personne au regard des exigences énoncées du poste, avec la phrase de la page qui appuie chaque réponse. Elle ne produit aucune note. La section 5 l'encadre, et l'Employeur prend chaque décision.

Une personne trouvée de cette façon n'a pas postulé auprès de l'Employeur et n'a pas de compte chez HyreMynd. Si l'utilisateur de l'Employeur choisit de l'intégrer au processus de recrutement, elle devient candidate et tout ce que la présente Politique dit des candidats s'applique à elle à compter de ce moment, y compris l'avis de divulgation décrit à la section 3.3 avant le début de toute Évaluation. Sinon, le dossier est supprimé selon le calendrier de la section 9 et aucun avis n'est envoyé, puisque en envoyer un constituerait le premier contact que l'Employeur a choisi de ne pas établir.

Les droits prévus à la section 10 s'appliquent aux renseignements recueillis de cette façon, que vous ayez été contacté ou non. La section 14 indique comment joindre notre Responsable de la protection de la vie privée, et une demande d'effacement atteint ces dossiers comme elle atteint tous les autres.

4. Pourquoi nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• offrir l'Évaluation et ses résultats fondés sur des règles, avec les explications et l'aide à la décision décrites à la section 5, à l'Employeur qui mène un processus de recrutement;
• exploiter les comptes autonomes des postulants : conserver votre passation en libre-service, vous montrer vos positions de style de travail et utiliser cette passation dans une candidature que vous déposez ou lorsqu'un Employeur vous considère pour un poste, comme vous l'avez accepté en la complétant;
• soutenir le travail de recrutement d'un Employeur : candidatures, dossiers de contact, examen des CV, entrevues et transcriptions, demandes de références et de répondants, offres, notes et commentaires sur l'embauche;
• trouver des candidats potentiels à la demande d'un Employeur au moyen de l'extension et du sourcing sur le Web ouvert décrits aux sections 3.3 et 3.9;
• envoyer des courriels : les invitations et avis propres à HyreMynd et, lorsqu'un utilisateur l'a activé, les offres, demandes de références et demandes de répondants qu'il confirme, envoyées depuis sa propre boîte comme le décrit la section 3.6;
• planifier les entrevues en proposant des plages horaires, en détectant les conflits avec un agenda connecté, en créant la réunion et en envoyant ses invitations comme le décrit la section 3.7;
• fournir l'assistant intégré aux utilisateurs autorisés, dont les messages sont conservés pendant la durée indiquée à la section 9;
• répondre aux demandes de contact et de démonstration;
• mesurer l'utilisation du site public et la performance de la Plateforme comme le décrit la section 3.5;
• exploiter, sécuriser et soutenir la Plateforme, y compris protéger l'intégrité des soumissions d'Évaluation;
• respecter nos obligations légales et contractuelles, y compris le traitement des demandes décrites à la section 10;
• améliorer la Plateforme au moyen de données dépersonnalisées comme il est décrit ci-dessous.

4.1 Données dépersonnalisées et anonymisées

HyreMynd peut créer des données dépersonnalisées, anonymisées et agrégées à partir de renseignements personnels et peut les utiliser à toute fin commerciale légitime, y compris la validation, l'étalonnage et l'analyse comparative des modèles, la recherche et l'amélioration des produits. Nous conservons ces données sous une forme qui ne permet raisonnablement d'identifier personne, nous nous engageons publiquement à ne pas tenter de réidentification sauf pour vérifier l'efficacité de notre dépersonnalisation, et nous exigeons le même engagement de nos destinataires, conformément au droit des États américains et aux normes canadiennes d'anonymisation. Une fois anonymisées en vertu du droit applicable, ces données ne constituent plus des renseignements personnels. Nous n'utilisons pas de données d'Évaluation identifiables pour l'entraînement de modèles.

5. Traitement par l'IA et aide à la décision

La section 1.1 décrit où la Plateforme utilise des règles fixes et où elle utilise l'IA. Les résultats de l'Évaluation présentent des comparaisons distinctes pour le poste, le style de travail du gestionnaire et l'équipe plutôt qu'un score combiné unique, accompagnées d'une explication écrite pour un examinateur humain. Tout ce que produit la Plateforme est une aide à la décision : l'Employeur prend chaque décision d'emploi, et les Conditions d'utilisation de la plateforme exigent de ses utilisateurs autorisés qu'une personne décide de toute décision éclairée par ces résultats.

Lorsque la Loi 25 s'applique, les personnes sont informées lorsqu'une décision repose exclusivement sur un traitement automatisé, peuvent connaître les renseignements personnels et les principaux facteurs à l'origine de la décision, et peuvent soumettre des observations à une personne chez l'Employeur en mesure de les examiner. Sur demande, les principaux facteurs à l'origine d'un résultat peuvent être expliqués en langage clair, en anglais ou en français pour les résidents du Québec. Lorsque le droit d'un État américain s'applique, les personnes reçoivent un avis préalable sur la technologie de prise de décision automatisée et peuvent exercer les droits applicables de retrait ou d'appel par l'entremise de l'Employeur à titre de déployeur, ou par l'entremise de HyreMynd lorsqu'une loi fait de HyreMynd la partie responsable.

Lorsqu'une transcription d'entrevue a été intégrée, HyreMynd peut produire un ensemble de réponses suggérées aux questions de validation d'entrevue, chacune accompagnée du passage de la transcription sur lequel elle repose. Cette ébauche n'est qu'un pré-remplissage indicatif : elle ne constitue pas une conclusion, elle ne modifie aucun résultat d'Évaluation, et elle n'entre au dossier de la personne candidate que lorsqu'un examinateur humain la confirme. Une nouvelle génération remplace intégralement l'ébauche précédente plutôt que de s'y ajouter, de sorte que les suggestions affichées sont toujours celles de l'exécution la plus récente. Un examinateur peut accepter, modifier ou écarter toute suggestion, et la conclusion consignée porte la provenance de la façon dont elle a été établie.

6. Données utilisateur Google et utilisation limitée

La présente section décrit la façon dont HyreMynd utilise les données obtenues au moyen des API de Google lorsqu'un utilisateur autorisé connecte un compte Google; elle s'ajoute au reste de la présente Politique. Un compte Google est connecté par une personne, sert uniquement à la planification des entrevues de cette personne et, lorsque celle-ci l'active séparément, à l'envoi des messages décrits pour la portée gmail.send à la section 6.1, et peut être déconnecté en tout temps.

6.1 Pourquoi HyreMynd demande chaque portée Google

HyreMynd demande les portées les plus restreintes qui permettent la fonctionnalité. Chaque portée demandée, et la fonctionnalité qui l'exige, est indiquée ci-dessous. Aucune autre portée Google n'est demandée, et la lecture de la transcription d'une réunion Google Meet n'exige aucune portée supplémentaire.

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events Crée, déplace et annule l'événement d'entrevue dans l'agenda de l'utilisateur connecté, y compris, pour une invitation native, la liste d'invités et la description de réunion décrites à la section 3.7. HyreMynd demande cette portée plutôt qu'un accès complet à l'agenda parce qu'il s'agit de l'autorisation la plus restreinte qui permet la fonctionnalité.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy Consulte les plages libres et occupées afin que la Plateforme puisse proposer des plages d'entrevue et signaler les conflits. Elle ne renvoie que des heures de début et de fin, sans titre, description, lieu, organisateur, participant ni identifiant d'événement.
• https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.created Crée l'espace Google Meet rattaché à l'événement d'entrevue, ce qui permet à un candidat convié de se joindre à la réunion sans devoir être admis individuellement, et lit la transcription d'une réunion tenue dans un espace ainsi créé lorsqu'un participant a activé la transcription. Elle ne porte que sur les espaces de réunion créés par cette application elle-même.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send Envoie, depuis la boîte de courriel de l'utilisateur connecté, les offres, les demandes de références et les demandes de répondants que cet utilisateur a révisées et confirmées dans la Plateforme, afin qu'elles parviennent comme des courriels ordinaires de sa part. Elle ne permet que l'envoi : HyreMynd ne peut s'en servir pour lire, lister, rechercher ni conserver aucun message de la boîte. Elle n'est demandée que lorsque l'utilisateur active séparément l'envoi depuis ce compte, et jamais lors de la connexion d'un agenda.
• openid Identifie le compte Google en cours de connexion, afin que la connexion soit rattachée au bon utilisateur.
• email Renvoie l'adresse courriel du compte connecté, que la Plateforme affiche pour que l'utilisateur sache quel compte est connecté. Elle ne sert pas à envoyer des courriels et n'est ajoutée à aucune liste de diffusion.

6.2 Utilisation limitée

L'utilisation et le transfert par HyreMynd de renseignements reçus des API de Google vers toute autre application seront conformes à la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris aux exigences d'utilisation limitée.

• Les données obtenues au moyen des API de Google ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ni pour diffuser, cibler ou mesurer des publicités.
• Les données obtenues au moyen des API de Google ne sont jamais vendues, ni partagées à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.
• Les données obtenues au moyen des API de Google ne sont jamais utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralisés d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique. Lorsqu'une transcription d'entrevue est traitée par un fournisseur d'intelligence artificielle au moyen de notre passerelle API, elle l'est uniquement pour produire l'ébauche indicative de cette seule candidature.

6.3 Retirer l'accès de HyreMynd à votre compte Google

La déconnexion dans la Plateforme, ou l'effacement de votre compte, supprime les identifiants conservés au moyen du processus de départ décrit à la section 3.7, après quoi HyreMynd demande à Google de révoquer l'autorisation. Vous pouvez aussi retirer HyreMynd en tout temps dans les paramètres de votre compte Google, ce qui fonctionne même si vous ne revenez jamais dans la Plateforme, et vous devriez le faire si la Plateforme signale que la révocation a échoué. La seule suppression des identifiants conservés ne prouve pas que Google a révoqué l'autorisation.

7. Communication des renseignements personnels

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans les situations suivantes :

• aux Employeurs sur la Plateforme, à titre d'aide à la décision transmise dans leur processus de recrutement lorsqu'ils considèrent une personne pour un poste, y compris lorsque la passation en libre-service d'un postulant est utilisée dans une candidature;
• aux destinataires qu'un utilisateur désigne, comme la personne candidate ou le répondant qui reçoit un message que l'utilisateur confirme;
• à des fournisseurs de services travaillant pour nous en vertu de contrats écrits assortis de limites de confidentialité, de sécurité et d'utilisation, couvrant l'hébergement d'applications avec analyses du site public et mesures de performance, l'infrastructure de bases de données et de stockage, la mise en cache et le traitement en arrière-plan, les fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle accessibles par une passerelle API, l'envoi de courriels, la surveillance des erreurs et des journaux, la protection contre les robots, le fournisseur de recherche sur le Web ouvert décrit à la section 3.9, et les fournisseurs d'agenda, de réunion en ligne et de boîte courriel agissant en vertu de l'autorisation donnée par un utilisateur;
• à des conseillers professionnels liés par la confidentialité;
• aux autorités publiques lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une procédure légale l'exige, auquel cas nous ne communiquons que ce qui est légalement requis;
• dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement ou d'une vente d'actifs, avec des protections de confidentialité et le maintien de l'application de la présente Politique.

HyreMynd publie une liste à jour des sous-traitants auxquels elle fait appel, en indiquant pour chacun son entité juridique, sa finalité, les catégories de renseignements personnels visées et le lieu de traitement, plutôt que de fournir cette liste sur demande. Consulter la liste des sous-traitants de HyreMynd.

7.1 Aucune vente ni partage

HyreMynd ne vend pas de renseignements personnels et ne les partage pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, au sens où la CCPA et les lois étatiques similaires définissent ces termes, et ne l'a pas fait au cours des douze derniers mois.

7.2 N'est pas une agence de renseignements sur les consommateurs

HyreMynd n'est pas une agence de renseignements sur les consommateurs et les résultats de l'Évaluation ne constituent pas un rapport de renseignements sur le consommateur au sens du Fair Credit Reporting Act américain. Les Conditions d'utilisation de la plateforme interdisent aux utilisateurs autorisés d'utiliser les résultats de l'Évaluation comme un rapport de renseignements sur le consommateur.

8. Où vos renseignements sont traités

La Plateforme est hébergée sur une infrastructure située aux États-Unis, et ses fournisseurs de services traitent les renseignements personnels aux États-Unis, certains au moyen d'un réseau de périphérie mondial. Les renseignements personnels des résidents canadiens sont donc transférés, stockés et traités aux États-Unis, où ils sont assujettis au droit américain et à l'accès légal des autorités américaines. HyreMynd ne revendique pas de résidence canadienne des données.

Le droit québécois exige qu'une organisation évalue, avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, si ces renseignements bénéficieront d'une protection adéquate. Pour les dossiers dirigés par un Employeur, cette obligation incombe à l'Employeur à titre de responsable, y compris toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée en vertu de l'article 17 de la Loi du Québec et la transparence exigée par la LPRPDE quant au traitement aux États-Unis; pour les renseignements dont HyreMynd est responsable, elle incombe à HyreMynd. HyreMynd soutient les Employeurs au moyen de sa liste publiée de sous-traitants et des renseignements sur les transferts figurant dans la présente Politique, et lie ses fournisseurs de services par contrat écrit.

9. Conservation

Chaque catégorie de renseignements personnels suit la durée ordinaire et l'événement de départ ci-dessous. À la fin d'une durée, le contenu est retiré de l'usage puis détruit; une destruction interrompue reprend et n'est pas présentée comme terminée avant d'être achevée.

Catégorie	Ce qu'elle couvre	Durée ordinaire et événement de départ
Contenu de recrutement de l'employeur	Les réponses et résultats dérivés d'une candidature, les CV, notes d'entrevue, transcriptions et ébauches, explications générées et notes de recrutement	24 mois civils après la fermeture ou la suppression définitive du rôle
Dossiers de contact de l'employeur	Le dossier de contact que l'Employeur tient sur une personne, avec ses CV, évaluations, correspondance et notes, et tout dossier d'identité créé par l'Employeur lui-même	24 mois civils après la dernière activité de recrutement du contact, une fois qu'aucune candidature active ne subsiste
Passations d'évaluation d'équipe	Les réponses et positions dérivées d'un membre d'équipe pour l'équipe d'un Employeur	36 mois civils après l'achèvement, ou après l'utilisation d'une invitation restée sans réponses
Recherches sur le Web ouvert	Une recherche et les résultats qu'elle a renvoyés	90 jours après la création, ou moins lorsqu'une durée plus courte est configurée; importer une personne ne prolonge pas la recherche
Contacts importés inutilisés	Les contacts importés mais jamais utilisés pour une candidature ou un envoi accepté	21 jours après l'importation
Brouillons d'évaluation inachevés	Les réponses enregistrées d'une passation jamais soumise	7 jours après le dernier enregistrement, bornés par l'expiration de l'invitation
Messages de l'assistant	Chaque message échangé avec l'assistant intégré	30 jours après chaque message; les conversations vides sont supprimées
Brouillons de courriel non confirmés	Les brouillons de correspondance jamais confirmés pour l'envoi	30 jours après la dernière modification
Correspondance réglée	Le texte d'un message envoyé ou abandonné et des prises de contact	30 jours après que l'envoi est définitivement réglé
Preuves d'envoi	Les dossiers minimisés attestant qu'un message a été envoyé et les quotas d'envoi	730 jours après le règlement
Preuves de consentement au contact	La preuve minimisée du consentement ou de l'opposition d'un contact à être contacté	36 mois civils après la dernière expiration, le dernier retrait ou le dernier envoi accepté
Preuves des demandes de droits	Le dossier d'identité et de résultat d'une demande réglée	72 mois civils après le règlement; conservé par responsabilité, et non parce qu'un minimum légal unique l'exige
Journaux d'audit et de sécurité	Les entrées des journaux d'audit et de sécurité de la Plateforme elle-même	12 mois civils après la création; la conservation des journaux chez les fournisseurs suit leurs modalités contractuelles
Tentatives d'autorisation du fournisseur	Empreintes de preuve du navigateur et autorité à usage unique du rappel	1 jour après l'expiration de l'autorisation
Secrets de révocation du fournisseur	Identifiants d'autorisation chiffrés conservés uniquement pour le nettoyage	1 jour après la création; une remise réussie, refusée ou épuisée détruit le secret plus tôt
Audit de révocation du fournisseur	Résultats minimisés du nettoyage, ticket et attribution de l'opérateur, y compris les remises non prises en charge ou refusées	30 jours après le règlement définitif de la révocation
Archive des opérations du fournisseur	Identité historique minimisée, plage horaire, canal et résultat; aucun objet ni URL de connexion recopié	30 jours après la création

Contenu de recrutement. La durée ne commence qu'à la fermeture ou à la suppression définitive du rôle. L'archivage, l'embauche, le rejet ou le retrait d'un candidat, l'inactivité et les changements de processus réversibles ne la font pas commencer.

Dossiers de contact. La dernière activité de recrutement d'un contact est la plus récente des dates suivantes : la création du contact, la fin du rôle de l'une de ses candidatures, le dernier contact établi par l'Employeur avec la personne, le dernier téléversement de CV pour cet Employeur, la dernière passation d'évaluation, la dernière note au sujet du contact et la dernière correspondance de sourcing. Un dossier d'identité créé par l'Employeur pour une personne est supprimé avec le dernier contact qui l'utilise.

Comptes autonomes. Le compte autonome d'un postulant et sa passation en libre-service ne sont jamais détruits par une durée de conservation d'un Employeur. Ils subsistent tant que leurs finalités le nécessitent, jusqu'à ce que vous nous demandiez de les effacer comme le décrit la section 10.3.

Suspensions juridiques et instructions licites. Un administrateur d'un Employeur peut enregistrer une suspension juridique ou une instruction licite pour un rôle, couvrant ses candidatures actives, ou pour des candidatures nommées, avec un motif, une date de révision et une date de fin. Le contenu visé par une suspension active n'expire pas. Une suspension prend fin à sa date de fin ou lorsqu'elle est levée, et une suspension levée demeure consignée. Une demande d'effacement qui atteint un contenu suspendu est transmise au responsable pour examen au lieu de le détruire. Une suspension ne peut rétablir un contenu déjà retiré. Les preuves minimisées suivent leur propre durée ci-dessus et ne justifient pas la conservation des textes de recrutement, et les dossiers de décision ou de facturation qui subsistent ne deviennent pas anonymes du seul fait que les textes narratifs ont été supprimés.

10. Vos droits

Sous réserve du droit applicable et de la vérification de votre identité, vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec le Responsable de la protection de la vie privée à la section 14 :

• Accès et connaissance. Confirmer si nous traitons des renseignements personnels vous concernant et y avoir accès, y compris les catégories recueillies, les sources, les fins et les catégories de destinataires.
• Correction. Faire corriger des renseignements personnels inexacts ou incomplets.
• Suppression. Demander l'effacement selon le processus de la section 10.3.
• Retrait du consentement. Retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait pendant une Évaluation active met fin à votre participation à ce processus de recrutement.
• Portabilité. Lorsque la loi le prévoit, recevoir dans un format structuré et couramment utilisé les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis.
• Droits relatifs aux décisions automatisées. Les droits prévus à la section 5, y compris la possibilité de formuler des observations et, le cas échéant, les droits de retrait ou d'appel relatifs à la technologie de prise de décision automatisée.
• Droits des États américains. Connaître, supprimer, corriger, refuser la vente ou le partage, limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles, et faire appel d'un refus, selon ce que prévoit la loi sur la protection de la vie privée de votre État.
• Non-discrimination. Nous ne vous traiterons pas différemment pour avoir exercé vos droits.

10.1 Demandes visant des dossiers dirigés par un Employeur

Lorsqu'une demande vise des dossiers dont un Employeur est responsable, y compris des résultats d'Évaluation déjà transmis dans son processus de recrutement, l'Employeur tranche la demande à titre de responsable et HyreMynd exécute sa décision dans la Plateforme. Un effacement par HyreMynd ne rappelle pas une copie que l'Employeur a déjà extraite de la Plateforme.

10.2 Délais et appels

Nous répondons dans les délais exigés par le droit applicable, généralement 30 jours à compter du jour où votre demande nous est parvenue, avec des prolongations lorsque permis. Si nous refusons une demande, nous vous en expliquons les motifs et, lorsque la loi vous accorde un droit d'appel, comment l'exercer. Vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d'accès à l'information du Québec, le commissaire de votre province, le procureur général de votre État, ou la California Privacy Protection Agency.

10.3 Traitement d'une demande d'effacement

La suppression d'un compte est effectuée par notre équipe de soutien plutôt que depuis la Plateforme. Écrivez à support@hyremynd.com depuis l'adresse courriel associée à votre compte, ou au Responsable de la protection de la vie privée à la section 14. Les deux adresses mènent au même processus, qui se déroule par étapes :

1. Consignation. La demande est consignée dès sa réception, et son délai de réponse court à compter de ce jour.
2. Vérification. Votre identité est vérifiée par un canal indépendant de la demande.
3. Autorisation du responsable. Les dossiers trouvés sont regroupés par responsable. Chaque Employeur autorise et lance le travail visant les dossiers dont il est responsable; HyreMynd autorise le travail visant votre compte et vos données autonomes en libre-service, et n'efface votre compte qu'une fois le travail de chaque Employeur réglé.
4. Exécution. Le travail autorisé détruit ou dépersonnalise le contenu visé. Une étape qui échoue est reprise et, après des échecs répétés, est soumise à un examen humain au lieu d'être présentée comme faite. Le contenu visé par une suspension juridique active est transmis à son responsable pour examen.
5. Preuve des effets. Une demande n'est marquée comme terminée qu'une fois chaque effet confirmé, comme la suppression des fichiers conservés.

Lorsque votre compte est effacé, ses renseignements identificatoires sont supprimés lors de l'exécution, et le contenu restant, déjà dépouillé de ces renseignements, est purgé après une courte période de grâce bornée. Une destruction ne peut être annulée une fois effectuée. La durée de l'exécution peut dépendre de l'autorisation de chaque Employeur.

11. Sécurité

HyreMynd utilise des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements qu'elle détient, notamment le chiffrement en transit, le chiffrement des identifiants de fournisseurs conservés, le stockage chez un fournisseur d'hébergement qui chiffre les données au repos, l'isolement des locataires appliqué dans l'application et dans la base de données, des contrôles d'accès fondés sur les rôles, l'authentification multifacteur pour les actions administratives privilégiées, et la journalisation d'audit. Aucun système n'est parfaitement sécurisé, et HyreMynd ne promet pas une sécurité absolue. Lorsqu'un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées comme l'exige le droit québécois. Lorsque le seuil de risque réel de préjudice grave prévu par la LPRPDE est atteint, nous en avisons le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les personnes concernées. Nous fournissons également les avis de violation exigés par le droit des États américains.

12. Consentement

L'accès au compte demande l'acceptation de la Politique de confidentialité et des Conditions d'utilisation pour candidats actuelles pour les postulants, ou de la Politique de confidentialité et des Conditions d'utilisation de la plateforme pour le personnel. Les Conditions d'utilisation interne pour les équipes sont demandées juste avant une évaluation du personnel. L'Addenda de traitement des données, la Déclaration sur l'IA responsable et le Formulaire de consentement à l'accès aux données sont des divulgations publiques; leur publication ne signifie pas que chaque utilisateur les a signés. La participation aux évaluations et les permissions facultatives des fournisseurs ont leurs propres consentements. L'acceptation d'un document juridique ne constitue pas un consentement distinct à l'entraînement de modèles ou au marketing. Une modification substantielle exige une nouvelle acceptation de la version et du contenu exacts présentés; une soumission périmée est refusée et doit être réexaminée.

13. Enfants

La Plateforme est conçue pour un usage professionnel en milieu de travail et ne s'adresse pas aux mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de toute personne n'ayant pas atteint l'âge de la majorité dans son territoire de résidence, et nous supprimons tout renseignement de cette nature dès que nous en prenons connaissance.

14. Responsable de la protection de la vie privée et coordonnées

HyreMynd a désigné un Responsable de la protection de la vie privée, qui est également la personne responsable de la protection des renseignements personnels en vertu de la Loi 25.

Responsable de la protection de la vie privée : Marleigh Robertson

Organisation : HYREMYND AI INC.

Siège social : 559, avenue Sammon, East York (Ontario) M4C 2E1, Canada

Courriel : privacy@hyremynd.com

Demandes de suppression de compte : support@hyremynd.com

15. Modifications de la présente Politique

Les changements substantiels sont publiés sous une nouvelle version et une nouvelle date d'entrée en vigueur, accompagnés d'un résumé concis de ce qui a changé, et exigent une nouvelle acceptation du contenu exact à l'accès à l'activité concernée. Les versions antérieures et les acceptations consignées à leur égard demeurent inchangées. Les autres obligations d'avis envers les Employeurs sont régies par le Contrat client et l'Addenda de traitement des données.

16. Droit applicable

La présente Politique est régie par les lois de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Cela ne limite pas les droits impératifs dont vous disposez en vertu du droit de la protection de la vie privée de votre lieu de résidence, y compris la Loi 25 pour les résidents du Québec et le droit des États pour les résidents américains.

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