HYREMYND INC.

PARTIE I : INTRODUCTION ET ENGAGEMENT

1. Finalité et portée

Cette Déclaration sur l'IA responsable ("Déclaration") énonce l'engagement de **HyreMynd Inc.** ("HyreMynd," "nous," "notre") envers le déploiement éthique, transparent et légal de l'intelligence artificielle et des technologies de prise de décision automatisée dans notre plateforme d'évaluation psychométrique et d'évaluation des candidats (le **"Service"**).

Cette Déclaration est conçue pour assurer la conformité aux lois et règlements applicables régissant l'utilisation de l'intelligence artificielle dans les décisions liées à l'emploi, y compris mais sans s'y limiter :

• (a) La *Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels* du Québec ("Loi 25"), y compris l'article 12.1
• (b) La *Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques* du Canada ("PIPEDA")
• (c) La loi locale 144 de 2021 de New York ("NYC LL144")
• (d) La loi sur l'intelligence artificielle du Colorado (SB 24-205)
• (e) La loi sur l'intelligence artificielle pour les entrevues vidéo de l'Illinois ("AIVIA") et les modifications de la loi sur les droits de l'homme de l'Illinois (HB 3773)
• (f) Le titre VII du Civil Rights Act de 1964
• (g) L'Americans with Disabilities Act ("ADA") et l'Age Discrimination in Employment Act ("ADEA")
• (h) Autres lois fédérales, étatiques, provinciales et locales applicables

2. Notre engagement

HyreMynd s'engage à développer et déployer des technologies IA qui sont :

• **Équitable** — Conçues et testées pour minimiser les biais et promouvoir un traitement équitable
• **Transparente** — Explications claires de la logique du système, de l'utilisation des données et des sorties
• **Responsable** — Supervision humaine, audits et responsabilité des résultats
• **Protectrice de la vie privée** — Minimisation des données et contrôles de sécurité solides
• **Conforme** — Alignement avec toutes les exigences légales et réglementaires applicables

PARTIE II : DESCRIPTION ET FONCTIONNALITÉ DU SYSTÈME

3. Description du système IA

3.1 Vue d'ensemble du système

La plateforme HyreMynd est un système d'évaluation psychométrique et d'évaluation des candidats utilisant l'IA et l'apprentissage automatique pour analyser les réponses aux évaluations et générer des insights pour soutenir les décisions d'embauche. Le système se qualifie comme un **outil de décision d'emploi automatisé (AEDT)** en vertu des lois applicables.

3.2 Architecture technique

Le système intègre :

• Modèles d'apprentissage automatique formés sur des données psychométriques validées
• Modélisation statistique pour l'analyse de la personnalité et des traits
• Traitement du langage naturel (NLP)
• Algorithmes de scoring produisant des évaluations numériques
• Systèmes de classification générant des indicateurs d'adéquation à l'emploi

3.3 Sorties générées

Le Service produit :

• Scores psychométriques (traits, indicateurs cognitifs et comportementaux)
• Scores d'adéquation à l'emploi
• Classements des candidats
• Recommandations d'adéquation
• Rapports d'évaluation analytiques

4. Utilisation prévue et limitations

4.1 Utilisation prévue

La plateforme est un **outil d'aide à la décision** destiné à :

• Compléter le jugement humain
• Standardiser les critères d'évaluation
• Réduire les biais subjectifs dans le dépistage précoce
• Améliorer l'efficacité du recrutement

4.2 Limitations et restrictions

• Le système **ne prend pas** de décisions d'embauche finales
• Les sorties sont probabilistes et non déterministes
• Les résultats doivent être utilisés avec d'autres facteurs d'évaluation
• Ne convient pas à tous les rôles ou contextes
• Non destiné au diagnostic médical ou psychologique

PARTIE III : SUPERVISION HUMAINE ET PRISE DE DÉCISION

5. Exigences de l'humain dans la boucle

5.1 Examen humain obligatoire

• Aucun rejet ou avancement automatisé sans examen humain
• Les décideurs humains doivent évaluer indépendamment les sorties IA
• Les examinateurs peuvent outrepasser ou ignorer les recommandations IA
• Les décisions finales doivent toujours être prises par des humains

5.2 Implication humaine substantielle

Les organisations clientes doivent :

• Assigner des examinateurs qualifiés
• Former les utilisateurs sur l'interprétation de l'IA
• Documenter les processus d'examen humain
• Considérer les entrevues, références et qualifications
• Conserver l'autorité de diverger des sorties IA

6. Droit à l'examen humain et à l'appel

Les individus peuvent :

• Demander un examen humain
• Faire appel des décisions défavorables
• Corriger les renseignements personnels
• Recevoir des explications sur les facteurs de décision
• Contester les décisions via les canaux appropriés

PARTIE IV : TRANSPARENCE ET DIVULGATION

7. Exigences d'avis pré-évaluation

7.1 Avis aux candidats

Les candidats sont informés de :

• L'utilisation de l'évaluation alimentée par l'IA
• Les qualifications et traits évalués
• La fonctionnalité de haut niveau du système
• Les données collectées et analysées
• Les droits aux alternatives ou accommodements
• Les coordonnées
• Cette Déclaration sur l'IA responsable

7.2 Moment de l'avis

• **NYC LL144 :** ≥ 10 jours ouvrables avant
• **Illinois AIVIA :** Avant l'entrevue vidéo
• **Loi 25 du Québec :** Au plus tard à l'avis de décision
• **Loi sur l'IA du Colorado :** Avant la décision conséquente

8. Explication des facteurs de décision

8.1 Loi 25 du Québec

Sur demande, les individus reçoivent :

• Les renseignements personnels utilisés
• Les principaux facteurs de décision
• Les paramètres du système
• Les droits de correction

8.2 Loi sur l'IA du Colorado

Inclut la divulgation de :

• La finalité du système
• La logique de décision
• La justification de la décision défavorable
• Les droits de correction et d'appel des données

PARTIE V : PRÉVENTION ET TEST DES BIAIS

9. Engagement envers la non-discrimination

HyreMynd interdit la discrimination basée sur les caractéristiques protégées, y compris la race, le sexe, l'âge, le handicap, la religion, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, le statut d'ancien combattant et d'autres protégées par la loi. Les codes postaux ne sont pas utilisés comme proxies.

10. Exigences d'audit des biais

10.1 Conformité NYC LL144

• Audit annuel indépendant des biais
• Teste l'impact disparate
• Analyse les taux de sélection et les ratios d'impact
• Produit des rapports d'audit écrits

10.2 Publication du résumé de l'audit des biais

Le résumé publié comprend :

• Date de l'audit
• Sources de données
• Nombre de démographies inconnues
• Tailles d'échantillon
• Ratios de sélection et d'impact

10.3 Règle des quatre cinquièmes

L'impact défavorable est évalué en utilisant le critère de 80% de l'EEOC.

11. Surveillance et amélioration continues

Comprend :

• Surveillance des résultats démographiques
• Revalidation des outils psychométriques
• Examen des biais des données d'entraînement
• Mises à jour du modèle
• Engagement d'experts externes
• Documentation d'audit

PARTIE VI : GOUVERNANCE DES DONNÉES

12. Collecte et utilisation des données

12.1 Minimisation des données

Les données collectées comprennent :

• Réponses aux évaluations des candidats
• Renseignements d'identification et de contact
• Données de scoring et de livraison
• Données techniques et de sécurité

12.2 Utilisations interdites des données

Le système **n'utilise pas** :

• Caractéristiques protégées
• Proxies géographiques
• Données biométriques (sans consentement explicite)
• Données des médias sociaux ou non liées

13. Gouvernance des données d'entraînement

• Examen des biais et vérifications de représentativité
• Processus d'étiquetage documentés
• Suivi de la lignée des données
• Mises à jour périodiques des ensembles de données

14. Rétention et suppression des données

La rétention suit les exigences légales et contractuelles. Les demandes de suppression sont honorées lorsque légalement permis.

PARTIE VII : SÉCURITÉ ET GESTION DES RISQUES

15. Programme de gestion des risques IA

Aligné avec :

• NIST AI RMF
• ISO/IEC 42001
• ISO/IEC 27001
• SOC 2 Type II

15.2 Évaluations d'impact

Effectuées annuellement ou lors de changements matériels du système.

16. Mesures de sécurité

Comprend :

• Chiffrement au repos et en transit
• Contrôles d'accès
• Tests de pénétration
• Plans de réponse aux incidents
• Pratiques de développement sécurisé
• Formation des employés

PARTIE VIII : CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

17. Résumé de conformité par juridiction

Le tableau suivant résume la conformité par juridiction :

18. Signalement de la discrimination algorithmique

Si une discrimination est identifiée, HyreMynd notifiera les autorités, remédiera, documentera et informera les parties affectées.

19. Tenue de dossiers

Dossiers conservés pour un **minimum de quatre (4) ans**, y compris les audits, évaluations, avis, journaux et rapports d'incidents.

PARTIE IX : DROITS DES CLIENTS ET CANDIDATS

20. Résumé des droits des candidats

Comprend les droits à l'avis, l'explication, l'examen humain, l'appel, la correction, les accommodements, la suppression et le retrait du consentement.

21. Comment exercer les droits

Les demandes peuvent être soumises via :

• L'organisation cliente
• **privacy@hyremynd.com**
• Coordonnées pré-évaluation
• Responsable de la protection des données

PARTIE X : DISCLAIMERS

22. Limitations du système

• Aucun conseil RH, juridique, médical ou psychologique
• Aucun résultat garanti
• Pas de certification de conformité
• Pas sans erreur ni sans biais
• Doit être un facteur parmi plusieurs

PARTIE XI : MISES À JOUR ET COORDONNÉES

23. Mises à jour

Cette Déclaration peut être mise à jour périodiquement. La date « Dernière mise à jour » reflète la dernière révision.

24. Coordonnées

25. Coordonnées des autorités réglementaires

• CAI Québec — www.cai.gouv.qc.ca
• CPVP Canada — www.priv.gc.ca
• NYC DCWP — www.nyc.gov/dca
• Colorado AG — coag.gov
• Illinois DHR — www2.illinois.gov/dhr
• EEOC — www.eeoc.gov